/ caisse enregistreuse

Moins d’un an pour changer de caisse !

Difficile de l’ignorer tant les médias s’en sont fait l’écho : la loi de finance 2016 dite loi Sapin impose aux commerçants l’utilisation d’un logiciel de caisse sécurisé et certifié à partir du 1er janvier 2018. Que dit la Loi ? Etes-vous en conformité ? Pouvez-vous transformer cette contrainte en avantage ? Faisons le point ensemble.

Que dit la Loi ?

Selon le Ministère des Finances, la fraude à la TVA représente 17 milliards d’euros par an de manque à gagner pour l’Etat. Une partie non négligeable de cette « évaporation » est liée aux caisses enregistreuses. D’où des mesures pour éviter la fraude et punir les contrevenants. Mais que dit vraiment la loi ?

« À partir du 1er janvier 2018, devient obligatoire l’utilisation d’un logiciel de gestion ou d’un système de caisse satisfaisant aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données, attestées par un certificat délivré par un organisme accrédité ou par une attestation individuelle délivrée par l’éditeur. »

Bref en début d’année prochaine, si vous faites partie des entreprises assujetties à la TVA, vous êtes obligés d’utiliser un logiciel de caisse certifié NF 525. Gare aux contrevenants ! Vous risquez 7 500 euros d’amende, un contrôle fiscal et vous êtes dans l’obligation de régulariser votre situation dans les 60 jours. De quoi donner envie d’être en règle. Le décret d’application n’est pas encore paru, mais cela ne saurait tarder et rien ne vous empêche d’anticiper.



Etes-vous concernés ?

Toute entreprise qui accepte des paiements en espèces assujettis à la TVA est concernée. En clair, quelques 500 000 commerçants vont devoir revoir leur choix en matière de caisse. Les autoentrepreneurs et les microentreprises ne sont en revanche pas concernés.

Si vous êtes commerçant, vous devrez utiliser un logiciel conforme au code général des impôts qui a été modifié dans son article 286 -3°par le paragraphe 3° bis :

« Lorsqu’elle enregistre les règlements de ses clients au moyen d’un logiciel de comptabilité ou de gestion ou d’un système de caisse, utiliser un logiciel ou un système satisfaisant des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale, attestées par un certificat délivré par un organisme accrédité dans les conditions prévues l’article L. 115-28 du code de la consommation ou par une attestation individuelle de l’éditeur, conforme un modèle fixé par l’administration.»

La certification dénommée NF 525 permettra de vérifier que les prescriptions édictées par l’administration fiscale sont bien respectées. Elle vise à garantir l’inaltérabilité, la sécurité et l’archivage des données. Commencez par vérifier que votre système de caisse laisse des traces de vos opérations dans un journal non modifiable. Si ce n’est pas le cas, il y a de bonnes chances pour que vous deviez changer de système ou mettre à jour le logiciel que vous utilisez, pour autant que l’éditeur ait prévu une mise à jour légale de celui-ci.

Voici les principaux axes de la certification NF525 :

  1. La qualité des produits concernant, la documentation, les tests et validations et les fonctionnalités
  2. Le maintien de la conformité par le fabricant ou éditeur tout au long de la durée de vie des systèmes et de leur évolution.
  3. La prise en compte et le respect des nouvelles obligations légales en matière de conservation et de présentation à l’administration fiscale de la documentation se rapportant aux logiciels de comptabilité ou de gestion et aux systèmes de caisse et la sécurité offerte par ces produits.. Un produit certifié NF 525 devra permettre notamment :
  • L’identification des processus et des données d’encaissement
  • La sécurisation de l’enregistrement des données relatives à l’encaissement par la signature électronique.
  • La création d’une piste d’audit, outil de traçabilité des opérations d’encaissement
  • L’archivage et la conservation des données d‘encaissement
  • L’absence de fonctions occultant des données d’encaissement
  • Les moyens de restitution des données pour simplifier le contrôle et de restitution des données d’encaissement enregistrées.



Et si vous transformiez cette obligation en avantage ?

Pas besoin de se rééquiper complètement. Orientez-vous vers le Cloud. Du coup, avec une simple connexion, vous pourrez activer votre caisse depuis votre smartphone, tablette, ordinateur préexistants. Et vu les tarifs d’abonnements pratiqués pour les solutions Cloud, vous serez gagnants.

Pourquoi ne pas tirer parti de cette nouvelle réglementation ? Choisissez une caisse qui est non seulement conforme à la règlementation, mais qui est aussi un véritable outil de gestion, intégrant la tenue implicite de votre comptabilité, la gestion de vos dépenses et de votre trésorerie, l’amélioration de la relation clients de votre entreprise,… Pour l’entrepreneur, les bénéfices sont significatifs : gain de temps, prévisibilité de la trésorerie et de la rentabilité, des outils de contrôle et d’amélioration du chiffre d’affaires.

GérerMaBoite s’est engagé sur la mise à disposition d’une plateforme collaborative de services respectant la réglementation en vigueur qui permet l’entrepreneur de maîtriser en continu la gestion de son affaire tout en simplifiant la relation avec son expert-comptable.



Une question sur les caisses ? Contactez-nous : Laura@gerermaboite.fr

On vous recommande de jeter un œil sur Infocert : http://www.nf525.com